Sistema de gestión
Estado de la fundación
- Clientes en catálogo: …
- Obras registradas: …
- Serie de correlativos: C/… (asignación atómica lista)
Equipo
| Nombre | Correo | Rol |
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Solicitudes
Solicitudes de cotización
| Cliente | Obra | Especialidad | Estado | Mínimos | Entró |
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Clientes
Cotizador
Contabilidad
Partidas
Una partida contabilizada es inmutable: corregir = anularla (la base crea la partida de reversión) y capturar una nueva. El número lo asigna la base al contabilizar, sin huecos.
| # | Fecha | Glosa | Tipo | Estado | Total |
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Partida
Esta partida ya fue reversada (ver su partida de reversión en el listado).
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Totales | — | — |
Facturación
Cada registro crea el documento fiscal Y su partida contabilizada en un solo paso; el monto se digita CON IVA y la base desglosa el 12%. El anticipo del 75% y el saldo del 25% de una cotización son DOS facturas (un registro cada una). Mientras el certificador FEL (Infile) está en trámite, la autorización SAT se deja vacía.
Caja chica
Cada gasto menor entra como línea de un reporte RCC. Sin factura, solo parqueos y peajes hasta Q50 quedan deducibles; todo lo demás se paga igual pero viaja marcado NO DEDUCIBLE. El reporte lo cierra quien lo levanta, lo aprueba LA OTRA gerencia y lo reembolsa contabilidad — el reembolso crea la partida contable con la obra como centro de costo. Las cuotas de activos y seguros NO van por caja chica.
Gastos por proyecto
Lo contabilizado en cuentas de costo y gasto con obra como centro de costo, más la caja chica cerrada o aprobada que todavía no llega al libro. La mano de obra va aparte (Planilla → Análisis → costo de mano de obra).
Libros y reportes
Elija el mes y el libro. Los libros de ventas y compras salen de los documentos fiscales; el diario, el mayor y el balance salen de las partidas contabilizadas.
Conciliación bancaria
Cada renglón del estado de cuenta se casa con UNA línea de partida contabilizada de la misma cuenta, con el monto exacto: un abono del banco contra un DEBE del libro, un cargo contra un HABER. Lo que no corresponde a una partida (comisiones aún sin registrar, etc.) se ignora con su motivo.
Movimientos del extracto pendientes de conciliar
Líneas del libro sin conciliar
Calendario de cumplimiento
Próximos vencimientos legales y fiscales de la empresa, con su fuente. Rojo = 3 días o menos · amarillo = 10 o menos. Los plazos con «días hábiles» se muestran por día calendario conservador (nunca después del legal).
Cierre de mes
Elija el mes y consulte su estado.
Cerrar un mes impide contabilizar partidas con fecha dentro de él: es lo que congela los libros ya declarados. Lo que ya está contabilizado no se toca. Contabilidad puede cerrar, pero sólo gerencia puede reabrir — quien lleva los libros no se autoriza a sí mismo a volver a moverlos.
Plan de cuentas
El nombre se edita en línea (clic y escribir); la casilla activa/desactiva la cuenta. Una cuenta con movimientos no se borra ni cambia de código: se desactiva. Solo las hojas reciben partidas; los grupos (en negrita) ordenan el reporte.
| Código | Nombre | Tipo | Naturaleza | Hoja/grupo | Activa |
|---|
Planilla
Reporte de horas laboradas
Suba los dos documentos de la quincena. La app le devuelve el paquete con los resaltados ya aplicados, la lista de filas que necesitan su criterio, y el borrador del correo para Lucrecia.
Camino de respaldo: encola el trabajo para que lo procese la computadora de la oficina. Sólo se usa si el cálculo de aquí abajo falla.
Reportes pedidos
Los documentos de la quincena
Se suben una sola vez y sirven para las dos cosas de abajo: calcular la quincena y resaltar las hojas.
El PDF que genera Hans desde el programa del reloj. El período se lee del propio documento: no hay que escribirlo. También se acepta el volcado en CSV, pero ése sólo sirve para calcular: para resaltar las hojas hace falta el PDF.
El PDF del escaneo del paquete firmado, una página por trabajador, todavía sin resaltar. Sólo hace falta para el paquete resaltado.
Calcular la quincena desde el reloj marcador
Vea la quincena calculada antes de guardar nada: cuántas horas trabajó cada quien, cuáles son extra y qué quedó sin aclarar. Si el resultado está bien, desde aquí se crea el período de planilla con los insumos ya puestos.
Período leído del documento
Totales de la quincena
Por trabajador
Pulse «Ver los días» para abrir el detalle de cada persona.
Lo que hay que aclarar
Esto es lo que el reloj no alcanza a decir. No se adivina nada: cada punto trae de qué renglón salió la duda y qué hacer para resolverla.
Crear el período de planilla con estos insumos
Se crea en borrador, con un renglón por trabajador y sus días y horas ya puestos. Los sueldos, los descuentos y el cálculo del pago son del paso 2 · Cálculo.
El reloj marcador es el insumo de la planilla de operativos.
El divisor con el que se proporciona el sueldo del mes (Tarj!C6 para operativos, Tarj!C7 para administración). Es obligatorio.
Paquete resaltado (hojas de horas)
Con los dos documentos de arriba se le devuelve el paquete con los resaltados puestos, el archivo de lo que hay que revisar a mano y el borrador del correo para Lucrecia. El amarillo (permisos, vacaciones y asuetos) y el verde (trabajo nocturno) NO se pintan solos: el reloj no alcanza a decirlos, así que esas filas salen listadas para que usted las resuelva.
Lo que hay que revisar a mano
Modo prueba
Quincena de prueba
Esta quincena de prueba vive únicamente en la memoria de su navegador. Al pulsar «Calcular la simulación» se manda entera al servidor, el motor real la calcula y el servidor deshace todo antes de contestar: no queda ninguna fila en la base de datos. Si recarga la página, este borrador se pierde y hay que volver a armarlo.
Períodos de planilla
Cada quincena tiene dos planillas: la de operativos y la de administración. Un período avanza de borrador a calculada, de calculada a aprobada y de aprobada a pagada, un paso a la vez y sin retroceder: reabrir una planilla firmada solo lo puede hacer gerencia, y queda anotado.
| Período | Tipo | Estado | Días hábiles | Fecha de pago | Líquido (S) | Extrusión (T) | CMI (U) |
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Período
Ajustes
| Tipo | Valor | Motivo | Autorizado por | Referencia | Fecha |
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Quincena a revisar
Cifras de la quincena
Histórico por quincena
Todos los fondos los provee CERRAMIENTOS TECNICOS, S.A.; Extrusión de Aluminio solo intermedia los acreditamientos. La división en dos pagos es de tesorería (desde qué cuenta se acredita).
Costo de mano de obra por obra
Reparte lo devengado de cada renglón de planilla entre las obras donde esa persona trabajó, proporcional a sus horas. No se usa ninguna tarifa por hora: la suma de las obras es igual a lo devengado del período repartido.
Por obra
Todos los destinos
La lista completa, sin recortar: el gráfico de arriba junta la cola en un solo renglón y aquí no. Los destinos que no son una obra van al final.
| Destino | Correlativo | Horas | Costo | % del total |
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Por quincena
Flujo de la quincena (Sankey)
Detalle por trabajador de esta quincena
| Trabajador | Planilla | Horas trabajadas | Devengado efectivo | Descuentos | Líquido | Provisiones (prorrateo) |
|---|---|---|---|---|---|---|
Horas por proyecto de la quincena
Detalle por trabajador
| Trabajador | Días | Horas | H. extra diurna | H. extra nocturna | Costo extras | Líquido |
|---|---|---|---|---|---|---|
Recursos Humanos
Lo que vence pronto
Licencias de conducir y documentos del expediente ya vencidos o que vencen dentro de los próximos 30 días, del personal activo.
| Trabajador | Puesto | Qué vence | Cuándo |
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Trabajadores
Pulse sobre una persona para abrir su expediente. Nadie se borra: quien deja de trabajar aquí se marca como de baja y su expediente se conserva.
| Nombre | Puesto | Teléfono | Ingreso | Estado |
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Expediente
Licencias de conducir
Hay una sola licencia por tipo. Renovar no crea otra: cambia la fecha de vencimiento de la que ya está.
| Tipo | Número | Vence |
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Documentos del expediente
Los archivos se guardan en una bodega privada: el enlace «Ver» dura un minuto y después deja de servir. Un documento no se borra nunca; al subir su reemplazo, el anterior queda marcado como reemplazado.
| Tipo | Descripción | Vence | Estado |
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Llamadas de atención y reconocimientos
Un evento emitido queda para siempre tal como se escribió. Si algo salió mal, no se corrige: se emite otro evento que aclare al anterior.
Comercial · segunda vuelta
El 47% de las obras grandes se cotiza una sola vez y no se vuelve a tocar. Este es el reloj de esas oportunidades: las de tramo grande (Q80,000 o más) con 3 días o más sin movimiento piden una llamada. «WA» = hay conversación de WhatsApp para leer antes de llamar.
No hay oportunidades que mostrar.
Ayuda
Los tutoriales de la aplicación. Se ven aquí mismo: no hace falta descargar nada ni pedirle el archivo a nadie.